Veel van de ondernemers die ik ondersteun, vragen mijn hulp omdat ze graag structureel willen gaan uitbesteden, maar niet goed weten waar te beginnen. Samen ruimen we de bedrijfsvoering op, elimineren we ballast en creëren we heldere processen. Zodat we op basis van helderheid en logisch geclusterde taken op zoek kunnen gaan naar ondersteuning voor de langere termijn.
Graag maak ik je deelgenoot van de vragen die ik heb geleerd te stellen voordat we de vacature van (virtueel) assistent uitzetten. Zodat ook jij het zoekproces voor jezelf vergemakkelijkt en je kansen op het aantrekken van een goede match vergroot;
WAAROM WIL JE UITBESTEDEN?
Logische reden dat je het ’te druk’ hebt. Maar te druk waarvoor? Welke taken/projecten blijven er liggen doordat je te veel met de waan van de dag bezig bent? De tijd die je denkt vrij te maken met het aannemen van een assistent; waar zou je die aan willen besteden?
En onthoud dat tijd vrijmaken niet persé betekent dat die tijd gevuld moet worden. Ontspanning, rust, familie en vrienden, zijn net zo goed hele legitieme ‘projecten’.
WAT WIL JE UITBESTEDEN?
Heb je een idee welke werkzaamheden je als eerste van je bord zou willen hebben? Wat vind je vreselijk om te doen of kost je de meeste energie, tijd of geld? Welke taken weerhouden jou ervan om je goed te kunnen richten op je core business en/of hetgeen te doen waar je het meeste plezier aan beleeft? Breng die in kaart en je hebt een zeer belangrijk onderdeel van je voorbereidende werk gedaan.
HOE WIL JE DAT ER GEWERKT WORDT?
De taken die je wilt uitbesteden; hoe wil dat deze taken verricht worden? Wat is het proces, oftewel; welke stappen dienen steeds gezet te worden? Zijn er andere manieren/processen die wellicht slimmer zijn? Wil je dat eerst uitzoeken of is dat juist een taak voor je nieuwe assistent?
WAAR WIL JE DAT ER GEWERKT WORDT?
Wil je fysiek bij elkaar kunnen komen of is alleen online werken prima? Dit is essentieel, met name bij virtuele assistentie. Remote werken gebeurt namelijk steeds vaker vanuit buiten onze landsgrenzen.
Maar ook; moet je assistent toegang hebben tot bepaalde systemen of drives om het werk te kunnen doen? En…. heb je daar alle wachtwoorden voor paraat?
WANNEER WIL JE DAT ER GEWERKT WORDT?
Per wanneer wil je dat je (eerste) assistent aanhaakt? Heb je nog even nodig om wat zaken op orde te brengen? Houd hierbij ook rekening dat je bij de start wat ruimte en tijd nodig hebt om uitleg te geven en wegwijs te maken.
En welke dagen wil je dat jouw nieuwe assistent aan het werk en/of bereikbaar is voor jou? Wil je dagelijks even contact of is één keer per week bijvoorbeeld voldoende? Zijn er klussen die aan tijd(stippen) gebonden zijn of is er ruimte voor eigen invulling? Noteer ook goed wat jouw bereikbaarheid is en hoe je de communicatie over en weer voor je ziet.
WIE WIL JE DAT JOU ASSISTEERT?
Met wat voor iemand wil je samenwerken? Moet diegene sterk zijn in de uitvoer, of zoek je iemand die ook strategisch mee kan denken? Moet dat een en dezelfde persoon zijn en kan dat ook? Mag het een startende assistent zijn of liever een ervaren kandidaat? Welke persoonskenmerken vind je belangrijk? En moet er sprake zijn van affiniteit met jouw dienst of product?
HOEVEEL KUN JE INVESTEREN?
Wat is je budget? Wat heb je te besteden/over voor deze ondersteuning? En wanneer je ervan uitgaat dat het gaat opleveren wat je voor ogen hebt, hoeveel ben je dan bereid te investeren? Is die financiële ruimte er ook daadwerkelijk? En wat betekent dat budget voor het type en niveau van assistentie?
Heb je alle vragen kunnen beantwoorden? Dan ben je helemaal voorzien van alle benodigde informatie voor een super duidelijke vacature en heldere gesprekken. Beide zorgen voor een aanzienlijk grotere kans op een succesvolle match.
Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Kun je extra advies gebruiken? Mail me gerust op
support@mariembellil.nl , ik denk graag met je mee.
beeld: Jurriaan Huting/ Huting.net
Recente reacties